La conduite du changement est un incontournable des projets numériques.
PLM, ERP, CRM, PIM... Au-delà de votre système d'information, ces évolutions impactent en profondeur votre organisation. Processus métiers, rôles, tâches sont à repenser.
Pourtant cet aspect est bien souvent trop négligé par la gestion de projet, faute de temps. Or, un mauvais virage peut impacter durablement la réussite de votre projet, voire le remettre en cause. Alors comment y remédier ? Voici quelques conseils inspirés de nos missions.
1. Valider les objectifs et les impacts projet
Vous vous apprêtez à lancer un projet PLM. Pourquoi faire ce projet ? Répond-t-il à votre stratégie d'entreprise ? Est-ce réellement la solution qu'il vous faut ? Ces questions sont essentielles. Pour y répondre, définir votre besoin indépendamment de toute solution mais en connaissance de ces solutions est une étape clé. A faire avec l'aide des intégrateurs et des éditeurs mais avec recul en prenant appui sur des experts indépendants.
Allons plus loin, une transformation de votre stratégie de développement produit, de votre relation client peut venir prendre appui sur ce type de projet. La solution devient en soi un levier de transformation.
Quel que soit son impact, la base d'un projet réussi est une direction convaincue. La conduite du changement consistera à diffuser cette conviction dans l'ensemble des services concernés.
2. Définir une stratégie de conduite du changement
Votre première action ? Nommer un pilote responsable de la conduite du changement en charge de la construction et du déploiement d'une démarche cohérente en marge du projet.
Son rôle ? Représenter les intérêts métiers à toutes les étapes du projet, qu'il anticipe en connaissance de cause. Mobiliser, faire adhérer l’ensemble des utilisateurs et leurs managers. Assurer le lancement de la nouvelle solution et l'autonomie de ces utilisateurs.
Il garantit un alignement cohérent entre le projet et l'entreprise. Il n'est donc pas le chef de projet. Il n'est également pas forcément interne, prenant appui sur sa propre indépendance.
La mission du pilote
Le pilote de la conduite du changement anticipe les actions à mettre en place et assure leur gouvernance à toutes les étapes du projet jusqu’à une totale autonomie des équipes. A ce titre, il peut :
. Définir et mettre en place une stratégie de la conduite du changement
. Définir et mettre en place les missions des interlocuteurs métiers
. Définir et mettre en place des indicateurs de suivi et de reporting
. Définir un plan de communication, un plan de formation et un plan d'actions connexes
. Fournir une aide à la décision : autoriser ou refuser un changement
. Anticiper et manager les impacts projet sur le quotidien opérationnel des métiers
. Identifier les changements (impact processus)
3. Communiquer
La levier communication est essentiel pour faire connaître, faire adhérer et mobiliser les bons interlocuteurs autour de votre projet. Le pilote de la conduite du changement s'appuie sur une stratégie de communication définie dès le lancement projet (cibles, temps de communication, canaux). Il maintient un plan de communication, pilote les indicateurs, propose des supports génériques...
Quelques facteurs clés de succès :
. Prendre appui sur les canaux de l'entreprise (espace Sharepoint, e-mail, Teams, magazine interne, etc.)
. Etre au quotidien en relation avec l'ensemble des cibles, aller à leur rencontre et faire preuve d'empathie pour mieux parler de leur futur quotidien
. Créer un référentiel de contenu directement issu des tests utilisateurs et des formations
. Privilégier les supports visuels, en particulier les vidéos
. Faire régulièrement des questionnaires de satisfaction (et diffuser les résultats)
4. Réussir l'étape de formation
La stratégie de formation n'est pas toujours pilotée par la conduite du changement, loin s'en faut. Mais réussir la formation des utilisateurs finaux est une étape clé de la conduite du changement. Nous vous conseillons donc de venir en renfort pour combler les manques. En particulier :
. Faire en sorte que la formation soit ancrée dans votre environnement opérationnel
. Créer des parcours pédagogiques adaptés à chaque population
. Optimiser les conditions de formation
. Optimiser la mise à disposition des supports de formation (privilégier la vidéo, le visuel)
5. Tenir compte de la charge opérationnelle
Si vous n'avez pas opté pour une organisation projet, vous allez devoir piloter la charge supplémentaire générée par le projet sur vos équipes opérationnelles. Cette charge est trop souvent négligée au détriment de l'expérience salarié qui vit le projet comme une contrainte. Création de contenu, reprise de données, recette, relecture, réécriture des processus... Vous avez besoin d'aide !
C'est ici qu'intervient votre pilote de la conduite du changement. Il peut :
. Etablir et suivre un calendrier d’actions connexes
. Fournir un support dans la réalisation (méthodes, outils, réalisation de support, etc.) via l'organisation de missions ad'hoc (ex. création jeu de test, assistance au démarrage, etc.)
. Accompagner en particulier la reprise de données et la création de contenu (étapes clé bien souvent critiques en phase projet).
6. Déléguer !
En synthèse, nous vous recommandons de ne pas hésiter à faire appel à des ressources externes temporaires. Stratégiquement, vous avez besoin de prendre du recul sur ces projets transverses. Opérationnellement, vos projets se multiplient, vos salariés comptent sur vous pour mieux piloter leurs charges. BE CONFIG peut vous aider à tout niveau. Pour nous contacter utiliser notre formulaire de contact ou contactez-nous directement sur Linkedin.
